Нарахування декретних, розрахунок допомоги по вагітності та пологах в SMARTFIN.UA

Підстава для нарахування декретних – листок непрацездатності

Отже, кожній вагітній жінці в загальному випадку оплачується 126 календарних днів відпустки. Для одержання допомоги їй необхідно надати роботодавцю паперовий листок тимчасової непрацездатності, який видається з 30-го тижня вагітності. Листок непрацездатності виписується за місцем нагляду за вагітною і має причину непрацездатності 8 – “вагітність і пологи”. Це перший крок для одержання допомоги по вагітності та пологах за основним місцем роботи.

У разі народження двох і більше дітей або ускладнення пологів тривалість відпустки подовжується і складає 140 календарних днів. В цьому випадку жінці надаються два листки тимчасової непрацездатності:

• на 126 днів – як в загальному випадку видається з 30-го тижня вагітності;

• на 14 днів – буде наданий після пологів (п. 6.2 про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність з Інструкції з наказу МОЗ від 13.11.2001 № 455). Другий листок також видається за місцем нагляду за вагітною, має причину непрацездатності 8 – “вагітність і пологи”, але в ньому має бути підкреслено слово “продовження” та зазначено серію та номер першого лікарняного.

Оплата по кожному листку непрацездатності здійснюється окремо (126 к.дн. + 14 к.дн.).

Особливу тривалість декретної відпустки мають чорнобильці – 180 календарних днів (90 к.дн. +90 к.дн.). Це встановлено Законом від 28.02.1991 р. № 796. Додаткові листки непрацездатності на продовження відпустки на 14 календарних днів для них непередбачені.

Листок непрацездатності за сумісництвом

Крім того, за сумісництвом працівник повинен надати довідку з основного місця роботи про розрахунок середньої зарплати, яка була використана для нарахування декретних. Оскільки згідно з п. 30 Порядку №1266 сумарна заробітна плата, з якої розраховуються декретні виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом, не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ (15 мінімальних зарплат). У 2021 році цей показник становить 90 000,00 грн.

Дії роботодавця після одержання листка непрацездатності

1. Комісією або уповноваженим із соціального страхування приймається рішення про матзабезпечення або відмову – не пізніше 10 днів з дня одержання листка непрацездатності. Якщо працівників на підприємстві менше 16, то комісія не створюється і цим займається уповноважений з соцстрахування. Ним може бути керівник. Це ж стосується ФОП. Рішення оформлюється протоколом (постанова ФСС від 19.07.2018 р. № 13).
2. Бухгалтерія на підставі листка непрацездатності (копії) і протоколу займається нарахуванням допомоги по вагітності і пологам та не пізніше 5-ти робочих днів з дати прийняття рішення комісією зі соцстраху надає до робочого органу ФСС заяву-розрахунок.
3. Робочий орган ФСС протягом робочих 10 днів з дня надходження заяви-розрахунку перевіряє правильність нарахування декретних виплат, уточнює дані, надаючи запити страхувальнику. У разі виявлення помилок та/або недостовірних відомостей заява-розрахунок повертається страхувальнику з відповідними рекомендаціями щодо їх усунення. Якщо ж зауважень до заяви-розрахунку немає, робочий орган ФСС надає фінансування.
4. Роботодавець після отримання фінансування здійснює виплату допомоги по вагітності та пологам:

• працівникам – у найближчий після призначення строк для виплати зарплати;
• особам, які виконують роботи (надають послуги) за договором ЦПХ, – протягом 10-ти днів після призначення допомоги.

Далі роботодавець повідомляє робочий орган ФСС про виплату декретних протягом місяця з дня проведення виплати. Якщо не подати повідомлення про виплати застрахованим особам протягом трьох місяців з дня здійснення фінансування, робочі органи виконавчої дирекції ФСС здійснюють позапланову перевірку щодо використання роботодавцем отриманих коштів.

Розрахунок допомоги по вагітності і пологах: який алгоритм

• оплачуються у розмірі 100% середньої заробітної плати, незалежно від страхового стажу;
• повністю оплачуються за рахунок коштів ФСС.

Формула розрахунку декретних має наступний вигляд:

Розрахунок середньоденної заробітної плати здійснюється за формулою:

Отже, головний показник, який необхідно визначити для розрахунку суми декретних – середньоденна заробітна плата.

Визначаємо розрахунковий період

В загальному випадку – це повні з 12 календарних місяців перебування працівниці у трудових відносинах перед місяцем виходу у декретну відпустку (з 1-го до 1-го числа). Якщо працівниця відпрацювала менше цього періоду, розрахунковий період складе:

Визначаємо кількість календарних днів за розрахунковий період

Визначаємо суму доходу працівника за розрахунковий період

В сукупний дохід включається заробітна плата, на яку нараховано ЄСВ протягом розрахункового періоду. Усі виплати в розрахунок включаються у нарахованій сумі (без утримання ПДФО, ВЗ та ін.).

Перевіряємо обмеження, які застосовуються до середньоденної заробітної плати

Після того, як ми розрахували середньоденну заробітну плату її необхідно перевірити на:

Що це за величина 30,44?

При розрахунку декретних вона застосовується для:

• перевірки мінімального і максимального (у випадку недостатнього страхового стажу) обмеження суми декретних;
• якщо у розрахунковому періоді перед декретною відпусткою працівниця з поважних причин не мала заробітку (наприклад, знаходилась у відпустці по догляду за дитиною до 3-х, 6-ти років)

Розрахунок декретних у калькуляторі SMARTFIN.UA

Нарахування декретних в онлайн бухгалтерії SMARTFIN.UA здійснюється за допомогою калькулятору лікарняних. Для автоматичного розрахунку суми декретних виплат необхідно обрати причину непрацездатності “8 – вагітність і пологи”.

Листок непрацездатності: з 12.04.2021 р. по 15.08.2021 р.

Страховий стаж за останній календарний рік більше шести місяців.

В квітні 2020 р. працівниця п’ять днів знаходилась у відпустці без збереження заробітної плати.

Система автоматично розраховує середньоденну зарплату і визначає:

• розрахунковий період;
• кількість календарних днів за розрахунковий період
• сукупний дохід за розрахунковий період

Система порівнює розмір фактичної середньоденної заробітної плати із встановленими обмеженнями:

А також розподіляє суму допомоги по місяцям нарахування для перевірки необхідності доплати ЄСВ до мінімального розміру:

Нарахована у калькуляторі декретних сума допомоги включається у нарахування зарплати відповідного місяця. Також на підставі цього розрахунку автоматично заповнюється об’єднана звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

Розпочати легко! Додайте інформацію про організацію та працівників, виконайте налаштування і отримайте необхідні розрахунки. Нарахування зарплати та індексації, розрахунок податків, лікарняних, відпускних та компенсацій. А ще: будуйте графіки роботи будь-якої складності, формуйте кадрові докумети та звіти, відправляйте звітність у податкову, контролюйте торговельні операції та інше.

Декретні & нова мінімалка

1 грудня 2021 року розмір мінзарплати збільшився до 6500 грн. Услід за ним змінилися й окремі показники, які прив’язані до мінімалки. Серед них — обмежуючі показники для розрахунку допомоги по вагітності та пологах. Як розрахувати декретні після грудневого підвищення мінзарплати, покажемо на конкретних прикладах.

Декрет — у листопаді, нарахування — у грудні

25 листопада 2021 року працівниці (основне місце роботи) відкритий е-лікарняний у зв’язку з вагітністю та пологами. Із зазначеної дати жінці надана декретна відпустка на 126 календарних днів. Як визначити розмір допомоги по вагітності та пологах, якщо е-лікарняний стане готовим до оплати тільки в грудні?

Із 1 жовтня 2021 року е-лікарняний з причиною непрацездатності «Вагітність та пологи» вважається виданим через 7 днів з дати його відкриття (п. 1 розд. III Порядку № 1234*).

* Порядок видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затверджений наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234.

У нашому випадку е-лікарняний відкритий 25.11.2021. Отже, готовим до оплати він стане через 7 днів після зазначеної дати — 03.12.2021. Відповідно процедуру призначення матзабезпечення можна розпочинати лише з 3 грудня 2021 року.

Коли декретний е-лікарняний стає готовим до оплати

Водночас для правильного розрахунку суми допомоги по вагітності та пологах не відіграє ролі дата, з якої е-лікарняний отримав статус «Готовий до сплати (виданий)». Тут важлива дата, а точніше, місяць початку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

Тому якщо в працівниці право на декретну відпустку (строк — 30 тижнів) настало в листопаді 2021 року, то розрахунковим періодом для оплати декретної відпустки буде 12 календарних місяців, що передують місяцю настання такого права. Тобто листопад 2020 року — жовтень 2021 року.

Крім того, при розрахунку декретних не можна забувати про обмеження, встановлені ст. 26 Закону про соцстрахування для працівниць, які працюють за основним місцем роботи.

Так, допомога по вагітності та пологах з розрахунку на день не може бути менше розміру середньоденної зарплати, розрахованої виходячи з МЗП, установленої на момент настання страхового випадку*.

* Днем настання страхового випадку вважається день, на який згідно з лікарняним листом припадає початок тимчасової непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами.

Виходить, якщо декретний лікарняний відкритий у листопаді 2021 року, то й суму денної виплати для розрахунку допомоги по вагітності та пологах слід порівнювати з обмежуючим показником, розрахованим виходячи з розміру мінзарплати, що діє на той момент. У листопаді 2021 року розмір МЗП становив 6000 грн. Відповідно мінімальна середньоденна зарплата дорівнює:

6000 : 30,44 = 197,11 грн,

де 30,44 — середньомісячна кількість календарних днів у році.

Припустимо, у розрахунковому періоді працівниці нарахована зарплата в розмірі 70000 грн. Розрахуємо її середньоденну зарплату. Вона становить:

70000 : 365 = 191,78 грн.

Загальна сума декретних становить:

197,11 x 126 к. дн. = 24835,86 грн.

Крім того, пам’ятайте: попри те, що в грудні 2021 року розмір МЗП збільшився, перераховувати раніше нараховану суму декретних (у вересні, жовтні, листопаді) не треба.

Застосовуємо нове min-обмеження

Працівниці (основне місце роботи) відкритий е-лікарняний у зв’язку з вагітністю та пологами у грудні 2021 року. На його підставі жінці надана декретна відпустка з 09.12.2021 (на 126 календарних днів). Вона працювала в режимі неповного робочого часу. Фактична середньоденна зарплата працівниці — 147,95 грн. Як розрахувати розмір допомоги по вагітності та пологах?

е-Лікарняний по вагітності та пологах вважається виданим через 7 днів з дати його відкриття. Тому починати процедуру призначення допомоги для працівниці можна буде з 16 грудня 2021 року.

При цьому незважаючи те, що працівниця працювала в режимі неповного робочого часу, декретні розраховуємо в загальному порядку.

УВАГА!

за основним місцем роботи має бути виконана вимога про min-обмеження суми допомоги (лист Мінсоцполітики від 13.10.2016 № 334/18/99-16).

Це означає, що допомога по вагітності та пологах з розрахунку на день не може бути менше розміру середньоденної зарплати, розрахованої виходячи з МЗП, установленої на момент настання страхового випадку.

У нашої працівниці страховий випадок настав у грудні 2021 року.

Відповідно порівнювати фактичну денну виплату для розрахунку декретних слід із середньоденною зарплатою, розрахованою з розміру МЗП, що діє в грудні (6500 грн).

Розмір нижнього обмеження становить:

6500 грн : 30,44 = 213,53 грн.

Сума фактичної середньоденної зарплати (денної виплати) працівниці менше зазначеної суми (147,95 грн < 213,53 грн).

Тому розрахунок декретних здійснюємо з мінімальної середньоденної зарплати (213,53 грн).

Загальна сума декретних становить:

213,53 x 126 к. дн. = 26904,78 грн.

Врахуйте, що при розрахунку допомоги по вагітності та пологах треба приділити особливу увагу працівницям, для яких ваше місце роботи є основним та які:

• працюють у режимі неповного робочого часу;

• із зарплатою в розмірі мінімалки.

Саме за ними треба буде виконати вимогу про мінімальний розмір декретної допомоги.

Спецобмеження 2 МЗП

5 липня 2021 року працівниця за основним місцем роботи вийшла з відпустки для догляду за дитиною до 6 років. А 7 грудня 2021 року їй відкритий лікарняний лист у зв’язку з вагітністю та пологами, на підставі якого жінці надана декретна відпустка на 126 календарних днів. Фактична середньоденна зарплата працівниці — 459,02 грн. Який розмір допомоги по вагітності та пологах буде їй наданий?

Оскільки за останні 12 місяців перед настанням страхового випадку в працівниці страховий стаж виявився менше 6 місяців, при розрахунку суми декретних за основним місцем роботи треба врахувати не лише обмеження за мінімальною сумою допомоги, але й обмеження за максимальною її сумою. Такі обмеження встановлені п. 2 ч. 4 ст. 19 Закону про соцстрахування.

Так, декретні з розрахунку на день мають бути:

• не нижче середньоденної зарплати, розрахованої виходячи з МЗП, установленої на момент настання страхового випадку (МЗП: 30,44);

• не вище за середньоденну зарплату, розраховану виходячи з двократного розміру МЗП, установленої на момент настання страхового випадку (2 МЗП: 30,44).

У нашої працівниці початок декретної відпустки припадає на грудень 2021 року. Цього місяця мінімальна зарплата становить 6500 грн. Відповідно розмір:

• нижнього обмежуючого показника дорівнює 213,53 грн (6500 : 30,44);

• верхнього обмежуючого показника — 427,07 грн (2 x 6500 : 30,44).

Сума денної виплати працівниці більше 2 МЗП із розрахунку на день (459,02 > 427,07). Тому розрахунок проводимо виходячи з розміру верхнього обмеження (427,07 грн).

Загальна сума допомоги по вагітності та пологах становить:

427,07 x 126 к. дн. = 53810,82 грн.

Як бачимо, «потрапити» під вимогу про спецобмеження у 2 МЗП зазвичай можуть працівниці, які нещодавно вийшли з відпустки для догляду за дитиною до 6 років або працівниці-новачки, які не мають за останній рік страхового стажу більше 6 місяців. Якщо у вас такі є — правильно «уріжте» суму декретної допомоги. Не заплутатися в «старих» та «нових» розмірах обмежуючих показників при розрахунку декретних вам допоможе таблиця нижче.

Розміри обмежуючих показників для декретних основним працівникам у 2021 році

Вид обмеження

Початок тимчасової непрацездатності

Мінімальна середньоденна зарплата, грн

Максимальна середньоденна зарплата, грн

Січень — листопад 2021 року